Erfolg ist messbar!

Bisher war es ausgesprochen schwierig für die Stationen wichtige Informationen zu einem Patienten stets „im Blick“ zu behalten. Neben dem beschränkten Zugang zu Stationsarbeitsplätzen und dem Mangel an Zeit besteht auch das Problem, dass wesentliche Informationen zum Patienten „vergraben“ in den Systemen liegen und nur durch viele zusätzliche Handgriffe zutage kommen.

Einloggen und viele Klicks sind notwendig, um die gewünschten Information zu erhalten. Demgegenüber steht die Notwendigkeit, dass beispielsweise auf Station bekannt sein muss, wann ein Patient seinen nächsten Termin hat, wo wichtige Aufgaben noch nicht erledigt sind oder auch welche Verweildauer für den jeweiligen Patienten gilt. Um diesem Anspruch nun besser gerecht werden zu können, hat sich das Krankenhaus Bethanien Plauen im März 2014 dazu entschieden, im Bereich HNO zu installieren.

Dazu wurde im Stationszimmer ein 32-Zoll Touch-Monitor aufgestellt, dem alle wichtigen Prozessinformationen der Patienten entnommen werden können. Mittels farblicher Abhebung, Grafiken und Popup-Fenstern haben so die Fachkräfte auf Station zum einen den Überblick über anstehende ToDos und Termine der Patienten. Zum anderen sehen sie, ob sich der Patient im OP oder in einer Leistungsstelle befindet, wie sich die Belegung der Station gestaltet und auch die optimale Verweildauer wird anhand des aktuellen DRG des jeweiligen Patienten angezeigt.

 

 

BI-Vergleich

Das Ziel der Einführung des MediCockpit am Krankenhaus Bethanien Plauen war die Erleichterung der Zugriffs auf wichtige medizinische Prozess-Informationen und Kennzahlen, um die Effektivität der Arbeitsprozesse zu erhöhen. Zudem sollte eine Verbesserung des Informationsflusses zwischen Stationen, Funktionsabteilungen, OP, Ambulanz und Verwaltung erreicht werden.

Zur Prüfung, ob durch den Einsatz von die angestrebten Verbesserungen erzielt werden konnten, wurde parallel dazu Celonis Pathfinder im Haus installiert. Dieser visualisiert auf Basis von Datenspuren im System die entsprechenden Prozesse und zeigt auch Abweichungen vom Regelprozess auf.

Schon nach wenigen Wochen waren mittels Celonis Pathfinder deutliche Veränderungen erkennbar.
 

BI-Vergleich:   Ergebnis:
     
Diese Analyse versucht mit Hilfe sogenannter DiD (Difference In Difference)-Kennzahlen den Effekt des MediCockpit auf die Kennzahlen
  • der durchschnittlichen Verweildauer
  • der durchschnittlichen Dauer von der Entlassung bis zum Rechnungsversand
  • des Anteils Unterlieger
  • des Anteils Langlieger

zu evaluieren. Der DiD-Ansatz berücksichtigt, dass das Haus im Analysezeitraum Jan - Okt 2014 möglicherweise ‚besser‘ geworden ist (Zeiteffekt) bzw. das zwischen der MediCockpit-Abteilung (HNO) und dem Rest des Hauses von Anfang an Unterschiede bestanden (Struktureffekt). Diese möglichen Effekte wurden bereinigt.  

Einer der Gründe für die Wahl dieses Ansatzes bestand darin, dass Kennzahlen wie die Dauer zwischen Entlassung und Rechnungsversand durch fehlende Einzelwerte verzerrt werden könnten, wenn beispielsweise kein Rechnungsversand erfolgt ist.
 
  • Durchschnittliche Dauer Entlassung-Rechnungsversand: Rückgang

Veränderung Dauer Entlassung-Rechung   
-1,1 Tage   

  • Anteil Unterlieger: Rückgang

Veränderung Anteil Unterlieger   
-6,4 %   

  • Verweildauer und Langliegeranteil blieben bislang unverändert.

 

 

 

Prozess-Vergleich

  Beschreibung:
Die vorliegende Prozessdarstellung vergleicht die Abläufe der HNO-Abteilung vor und nach der Einführung des MediCockpit im April 2014. Zusätzlich werden verbleibende Abteilungen vor und nach April 2014 als Vergleichsgruppe aufgezeigt.


Ergebnis:  
Anhand des Prozessablaufs ist klar erkennbar, dass durch die Einführung des MediCockpit der Prozessschritt „DRG_Anlage“ jetzt vor der Entlassung statt-findet. In der Vergleichsgruppe geschieht dies weiterhin nach der Entlassung des Patienten.

 

 

Prozess-Zeiten

  Beschreibung:
Dieser Screenshot zeigt den stark reduzierten Prozess mit nur zwei Prozessschritten „Entlassung“ und „Rechnungsstellung“.

Ergebnis:
Hier wird erneut der Rückgang der Kennzahl „Dauer Entlassung-Rechnungsversand“ auf der HNO-Station im Vergleich zur Vergleichsgruppe/Rest erkennbar.

 

 

Prozess mit Grouping

  Beschreibung:
Der Prozessablauf wurde hier in der HNO und der Vergleichsgruppe um den Schritt „Grouping“ ergänzt.

Ergebnis:
Dieser Prozessschritt „rutscht“ ebenfalls vor „Entlassung“ im Gegensatz zur Vergleichsgruppe / Rest.

 

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass durch den Einsatz von MediCockpit eindeutige Verbesserungen erzielt wurden. Wie auch schon von anderen Kunden bestätigt, konnten allein durch die erhöhte Transparenz und Sensibilisierung der Abläufe Prozessgeschehen verbessert und die Unterschreitung der unteren Grenzverweildauer bei Patienten erfolgreich verringert werden.

Durch den parallelen Einsatz des Celonis Pathfinders war es dank der Visualisierung der Prozesse darüber hinaus möglich, Veränderungen im Prozessgeschehen schnell zu erkennen und umzugestalten. Dies ersparte eine mehrmonatige Analyse und beschleunigte zusätzlich das Einleiten von notwendigen Maßnahmen, die zu einer stetigen Optimierung beitrugen.

 

Beispielanzeige des Medicockpit-Monitors

In diesem Bild ist die Beispielanzeige des Medicockpit-Monitors dargestellt.
Folgende Anzeigen sind dabei erkennbar:
 

 
1. Spalte:
Anzeige der Zimmer und Betten mit farblicher Belegungsdarstellung
(blau = Patient, rot = Patientin)

2. Spalte:
Kürzel der Fachabteilung
(IN = Innere Medizin, GY = Gynäkologie)

3. Spalte:
Anzeige nicht erledigter ToDos
(rot = unerledigt, grün = erledigt)

4. Spalte:
Anzeige und Überwachung der Grenzverweildauer zum aktuellen DRG mit Detailinformationen
(Farbe = Verweildauerbereich: grün = untere Grenzverweildauer, gelb = mittlere Grenzverweildauer, rot = obere Grenzverweildauer; Text = Anzahl Tage bis zum Wechsel in die jeweils andere Farbe, d.h. in die nächste Verweildauerstufe. D1 bedeutet, dass sich der Patient momentan noch zwei Tage innerhalb der unteren Grenzverweildauer befindet und dann in die mittlere Grenzverweildauer wechseln wird.)
  5. Spalte:
Anzeige bestehender Infektionen mit Detailinformationen
In dieser Spalte werden Allergien und/oder Infektionen durch farbige Punkte dargestellt. Infektionen werden durch ein „I“ auf gelbem Grund, Allergien durch ein „A“ auf blauem Grund dargestellt. Antippen des Punktes öffnet einen Dialog mit Detailinformationen.

6. Spalte:
Farbliche Termindarstellung mit Detailinformationen
(rot = Termin am jeweiligen Tag, violett = Termin innerhalb der nächsten 15 Minuten. Antippen des Punktes öffnet einen Dialog mit Detailinformationen.)

7. Spalte:
Anzeige zuständiger Arzt mit Detailinformationen
(Kürzel des Arztes in einem blauen Oval.
Antippen des Punktes öffnet einen Dialog mit
weiteren Informationen zum Arzt.)

 

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